En la era digital, la facturación electrónica promete convertirse en una herramienta esencial para las empresas en El Salvador. Este sistema no solo busca simplificar el proceso de facturación, sino también mejorar la eficiencia y la transparencia en las transacciones comerciales. En este artículo, exploraremos qué es la factura electrónica, cómo funciona en El Salvador y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica en El Salvador, también conocida como Documento Tributario Electrónico (DTE), es la versión digital de los documentos tributarios tradicionales como facturas, comprobantes de crédito fiscal, notas de débito, notas de crédito, etc. Tiene la misma validez legal que sus contrapartes en papel, pero se genera, firma, transmite y almacena electrónicamente.

¿Cómo funciona en El Salvador?

El proceso general de la factura electrónica en El Salvador sigue estos pasos:

Obtención del certificado de firma electrónica

El emisor (vendedor) debe obtener un certificado de firma electrónica emitido por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) del Ministerio de Hacienda. Esta firma digital garantiza la autenticidad e integridad del documento electrónico.

Generación del DTE

Una vez que el emisor tiene su certificado, puede generar el DTE utilizando un software de facturación electrónica. Este software debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos por el Ministerio de Hacienda. También MH provee un sistema de facturación electrónica gratuito para pequeñas y medianas empresas.

Firma Electrónica del DTE

El DTE generado se firma electrónicamente utilizando el certificado de firma del emisor. Esto asegura que el documento no ha sido alterado y que proviene de una fuente confiable.

Transmisión al Ministerio de Hacienda

El DTE firmado se envía al Ministerio de Hacienda a través de un canal seguro. Este paso es crucial, ya que el Ministerio valida el documento y lo registra en su sistema. Si algo falla en este proceso, el DTE no será considerado válido.

Sello de Recepción

Si el DTE cumple con los requisitos técnicos y la firma es válida, el sistema del Ministerio de Hacienda otorga un "Sello de Recepción", que es un código que acredita la correcta recepción del documento.

Entrega al Receptor (Cliente)

El emisor en su sistema de facturación electrónica recibe un mensaje de exito y esta listo para entregar al receptor tanto el archivo electrónico del DTE (archivo JSON) como una representación gráfica legible (que a menudo incluye un código QR para verificar el estado del documento en el Ministerio de Hacienda). Esta entrega puede ser por medios electrónicos (correo electrónico, descarga desde una plataforma, whatsApp etc.).

Almacenamiento

Tanto el emisor debe almacenar el DTE electrónicamente durante un período de tiempo determinado por la ley.

Características clave de la factura electrónica

• Obligatoriedad: La implementación de la factura electrónica es obligatoria para ciertos contribuyentes, según lo determine el Ministerio de Hacienda. Otros pueden adherirse voluntariamente
• Firma Electrónica: Es un componente esencial para garantizar la validez legal del DTE. Se utiliza un formato basado en Json Web Token hablando en temas técnicos.
• Formato del DTE: El formato estándar para el intercambio de información es JSON
• Sello de Recepción: La validación y recepción por parte del Ministerio de hacienda se confirma con este sello
• Representación Gráfica: Se debe generar una versión legible del DTE, a menudo con un código QR para su verificación.
• Opciones para los Contribuyentes: Los contribuyentes pueden optar por desarrollar sus propios sistemas, utilizar proveedores de servicios de facturación electrónica o utilizar la plataforma gratuita que el Ministerio de Hacienda ha puesto a disposición.

Beneficios de la Factura Electrónica

• Reducción de costos: Se busca reducir los gastos de impresión, papel, envío y almacenamiento físico.
• Mayor eficiencia: Los procesos de facturación y pago se agilizan, lo que reduce el tiempo de espera para recibir pagos.
• Mayor seguridad: Los documentos electrónicos son más difíciles de falsificar y se almacenan de forma segura.
• Mejor gestión: Facilita el acceso, la búsqueda y la organización de la información.
• Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce el riesgo de errores.

Conclusión

La factura electrónica en El Salvador representa un avance significativo hacia la modernización de los procesos fiscales y comerciales. Aunque su implementación puede parecer desafiante al principio, los beneficios a largo plazo superan con creces las dificultades iniciales. Ahora, las empresas pueden aprovechar al máximo esta herramienta para mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.